Uma realidade muito comum entre pequenas e médias empresas no Brasil: colaboradores acabam baixando documentos e arquivos de clientes, contendo informações confidenciais e dados pessoais, em seus próprios notebooks, celulares e Drives.
Por exemplo: funcionários de uma contabilidade ou de um escritório de advocacia que atendem diretamente os clientes dessas empresas; funcionárias de uma loja de roupas que chamam as clientes oferecendo promoções diretamente de seus celulares particulares.
Independentemente se essas condutas são certas ou erradas, o fato é: acontecem muito. E das mais variadas formas. Isso ocorre porque se torna muito caro para as empresas contratarem plataformas e softwares de troca de mensagens para todos os colaboradores; ou comprarem celulares para cada colaborador que atende aos clientes.
No entanto, é importante alertar que essas condutas geram um risco à segurança e à privacidade das informações para as empresas porque é impossível se ter um controle sobre como os colaboradores estão cuidando dos dados e dos documentos. Se a empresa possui colaboradores em home office, esse controle fica ainda mais difícil.
O que sugerimos no Escritório, em situações como essas, é a adoção de algumas medidas estratégicas de mitigação, objetivando a redução de riscos para as empresas de pequeno e de médio porte:
- Treinamento da equipe: o estabelecimento de uma cultura empresarial voltada para a segurança das informações, com a realização de treinamento para a equipe e apresentação de conceitos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais;
- Termo de sigilo e de confidencialidade com os colaboradores: Esse é um documento que contém algumas obrigações e deveres que a empresa determina que seus colaboradores cumpram, no que se refere às informações e aos dados pessoais aos quais eles possuem acesso em decorrência de suas atividades. Inclusive, neste termo, poderão ser estabelecidas algumas penalidades ou sanções em caso de comprovação de utilização indevida dessas informações pelos colaboradores.
Essas estratégias não eliminam as empresas de riscos; no entanto, poderão reduzir eventuais prejuízos relativos à privacidade e à proteção das informações confidenciais e dos dados pessoais.
Esperamos que este artigo tenha sido útil para você. Entendemos que a proteção das informações internas e confidenciais das empresas é de grande relevância para a prosperidade dos negócios no longo prazo.
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